Tietosuojaseloste

1. Yleiset tiedot

Tämä tietosuojaseloste koskee verkkosivustoa, joka on saatavilla osoitteessa eclipsegroup.pl.

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on ECLIPSE GROUP K. JARZYNA SPÓŁKA KOMANDYTOWA, kotipaikka Wrocław, ul. Przyjaźni 4H/26, 53-030 Wrocław, Puola, merkitty Puolan kansallisen tuomioistuinrekisterin yrittäjärekisteriin numerolla KRS 0001176189, NIP: 8993026373, REGON: 541906144 (jäljempänä: ”Rekisterinpitäjä”).

Henkilötietoja koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä Rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen contact@eclipsegroup.pl tai kirjeitse sen kotipaikan osoitteeseen.

Tämä seloste koskee Sivustolla vierailevien ja sen kautta Rekisterinpitäjään yhteyttä ottavien henkilöiden tietoja sekä järjestämiimme rekrytointiprosesseihin osallistuvien hakijoiden tietoja (kohta 4).

2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

• lomakkeella tai sähköpostitse lähetettyihin kyselyihin vastaaminen – Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, joka on viestintä sen kanssa yhteyttä ottavien henkilöiden kanssa (yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan f alakohta);
• toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä sekä tilattujen palvelujen toteuttaminen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta);
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden, erityisesti vero- ja kirjanpitovelvoitteiden, täyttäminen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta);
• Sivuston kävijätilastojen laatiminen sekä markkinointitoimenpiteet analytiikka- ja markkinointievästeiden avulla – suostumuksesi perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta);
• Sivuston turvallisuuden ja asianmukaisen toiminnan varmistaminen sekä oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen – Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

3. Mitä tietoja keräämme

• Tiedot, jotka annat vapaaehtoisesti lomakkeissa tai viesteissä, esim. etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi ja kyselyn sisältö.
• Yhteyttä koskevat tekniset tiedot, kuten IP-osoite ja käynnin ajankohta, jotka tallennetaan palvelimen lokeihin. Käytämme niitä yksinomaan Sivuston ylläpitoon ja sen turvallisuuden varmistamiseen. Kun lähetät yhteydenottolomakkeen, myös Cloudflare Turnstile -palvelu tarkistaa IP-osoitteen sekä selaintasi ja laitettasi koskevat tiedot erottaakseen ihmiset automaattisista ohjelmista (kohta 10).
• Evästeiden avulla tallennettavat tiedot – kohtien 13 ja 14 mukaisesti.

Lomakkeella annettuja tietoja käsittelemme lomakkeen toiminnosta johtuvaan tarkoitukseen, esim. kyselyn käsittelyyn tai kaupalliseen yhteydenpitoon. Kunkin lomakkeen kuvauksessa kerrotaan, mihin se on tarkoitettu.

4. Rekrytointi – hakijoiden tiedot

Eclipse Group on työnvälitystoimisto, joka on merkitty Puolan kansalliseen työnvälitystoimistojen rekisteriin numerolla 35331. Rekrytointipalvelujemme yhteydessä käsittelemme asiakkaidemme työpaikkoihin tai yhteistyötehtäviin ehdolla olevien hakijoiden henkilötietoja.

Mistä saamme tietosi. Saamme ne suoraan sinulta (esim. kun lähetät ansioluettelosi tai vastaat ilmoitukseen) tai hankimme ne julkisesti saatavilla olevista ammatillisista profiileista (esim. LinkedIn) tai suosittelujen kautta. Tällöin ilmoitamme siitä sinulle ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä, viimeistään kuukauden kuluessa tietojen hankkimisesta.

Tietojen laajuus: etu- ja sukunimi, yhteystiedot, koulutus, ammatillinen pätevyys, aiempi työhistoria, työhön liittyvät odotukset sekä muut tiedot, jotka itse annat meille.

Tarkoitukset ja oikeusperusteet:

• rekrytointiprosessin toteuttaminen, mukaan lukien hakemuksesi arviointi ja yhteydenpito kanssasi – Eclipse Groupin oikeutettu etu, joka on rekrytointipalvelujen tarjoaminen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), sekä toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta),
• hakemuksesi esittäminen tietylle asiakkaalle (mahdolliselle työnantajalle) – suostumuksesi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta); ilmoitamme sinulle aina, mille asiakkaalle luovutamme tietosi,
• sellaisten tietojen käsittely, jotka annat omasta aloitteestasi rekrytoinnin kannalta tarpeellista laajemmin (esim. kuvasi) – suostumuksesi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta); emme pyydä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (esim. terveydentilaa koskevia tietoja) – jos annat niitä omasta aloitteestasi, käsittelemme niitä nimenomaisen suostumuksesi perusteella (GDPR 9 artiklan 2 kohdan a alakohta),
• osallistuminen tuleviin rekrytointiprosesseihin – suostumuksesi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta),
• oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen – Eclipse Groupin oikeutettu etu (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Säilytysaika: sen rekrytointiprosessin päättymiseen asti, johon osallistut; jos annat suostumuksen osallistumisesta tuleviin rekrytointeihin – suostumuksen peruuttamiseen asti, kuitenkin enintään 24 kuukautta sen antamisesta. Siltä osin kuin se on tarpeen vaatimuksilta puolustautumiseksi – niiden vanhentumisajan päättymiseen asti.

Vastaanottajat: Eclipse Groupin asiakkaat, joille – suostumuksellasi – esittelemme hakemuksesi (tietojen luovuttamisen jälkeen asiakkaasta tulee niiden erillinen rekisterinpitäjä), sekä IT-palvelujen ja rekrytointityökalujen toimittajamme.

Vapaaehtoisuus: tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta välttämätöntä rekrytointiin osallistumiseksi. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa kirjoittamalla osoitteeseen contact@eclipsegroup.pl – tämä ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Automatisoidut päätökset: rekrytointiprosessissa ei tehdä automatisoituja päätöksiä, mukaan lukien profilointiin perustuvia päätöksiä.

5. Tietojen vastaanottajat

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietojasi muille vastaanottajille, jos se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Näitä ovat:

• Rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt – työntekijät ja yhteistyökumppanit, jotka tarvitsevat pääsyn tietoihin tehtäviensä hoitamiseksi;
• hosting-palveluntarjoaja sekä IT- ja sähköpostipalvelujen tarjoajat;
• Cloudflare, Inc. – Cloudflare Turnstile -palvelun tarjoaja; palvelu suojaa yhteydenottolomaketta roskapostilta (kohta 10);
• analytiikka- ja markkinointityökalujen tarjoajat: Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited ja LinkedIn Ireland Unlimited Company (kohdat 11 ja 12);
• asianajotoimistot, perintäyhtiöt ja pankit – siltä osin kuin se on tarpeen maksujen hoitamiseksi ja saatavien perimiseksi;
• viranomaiset – ainoastaan silloin, kun laki sitä edellyttää.

Tahot, jotka käsittelevät tietoja Rekisterinpitäjän lukuun, tekevät sen henkilötietojen käsittelysopimusten perusteella ja yksinomaan Rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

6. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksen muodostavat palveluntarjoajat, joiden palveluja käytämme Sivuston ylläpidossa ja jotka voivat käsitellä tietoja Yhdysvalloissa: Vercel Inc. – Sivuston hosting-palveluntarjoaja (kohta 10), Google – sähköpostin ja laskentataulukoiden tarjoaja, joiden avulla käsittelemme lomakkeen kautta tulevia viestejä ja suostumusrekisteriä (kohta 15), sekä kohdissa 11 ja 12 kuvattujen analytiikka- ja markkinointityökalujen tarjoajat. Siirto tapahtuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (EU-US Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Yhdysvaltoihin voidaan siirtää myös tietoja, joita Cloudflare, Inc. käsittelee yhteydenottolomakkeen suojaamisen yhteydessä (kohta 10) – samoin perustein.

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Kyselyjen tiedot – niiden käsittelyn ajan ja sen jälkeen mahdollisten vaatimusten vanhentumisajan päättymiseen asti.
• Sopimukseen liittyvät tiedot – sopimuksen voimassaoloajan sekä lainsäädännön, erityisesti vero- ja kirjanpitosäännösten, edellyttämän ajan.
• Suostumuksen perusteella käsiteltävät tiedot – suostumuksen peruuttamiseen asti.
• Markkinointitiedot – enintään 3 vuotta.
• Evästeet – niiden parametreissa määritellyn ajan tai kunnes ne poistetaan selaimessa.

8. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihisi ja saada niistä jäljennös;
• oikaista tietosi;
• poistaa tietosi;
• rajoittaa käsittelyä;
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• vastustaa Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä – Rekisterinpitäjä lopettaa tietojen käsittelyn, ellei se osoita, että käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai että käsittely on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa – tämä ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen;
• tehdä valitus Puolan tietosuojaviranomaisen johtajalle (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Käyttääksesi oikeuksiasi ota yhteyttä Rekisterinpitäjään kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

9. Tietojen antamisen vapaaehtoisuus ja automatisoidut päätökset

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta ilman niitä emme voi vastata kyselyysi emmekä toteuttaa palvelua.

Rekisterinpitäjä ei tee sinua koskevia päätöksiä, jotka perustuvat yksinomaan automaattiseen käsittelyyn, profilointi mukaan lukien, ja joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.

10. Tietoturva ja hosting

Henkilötietojen syöttökohdat on suojattu tiedonsiirtokerroksessa (SSL-varmenne). Tämän ansiosta Sivustolla syötetyt tiedot salataan siirron aikana. Rekisterinpitäjä vaihtaa ylläpitäjän salasanat määräajoin ja päivittää säännöllisesti tietojen käsittelyssä käytettäviä ohjelmistoja.

Sivustoa isännöidään Vercel Inc:n palvelimilla (Yhdysvallat). Sivuston teknisestä ylläpidosta – sen ylläpitämisestä sekä automaatioista, jotka välittävät lomakkeen viestit ja suostumusrekisterin merkinnät Rekisterinpitäjälle (Make-alusta) – huolehtii Rekisterinpitäjän toimeksiannosta Chmielewscy Sp. z o.o.

Suojaamme yhteydenottolomaketta roskapostilta ja automaattisilta lähetyksiltä Cloudflare Turnstile -palvelulla, jonka tarjoaa Cloudflare, Inc. (101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, Yhdysvallat). Palvelu latautuu vasta, kun vierität sivua lomakkeeseen asti, ja viestiä lähetettäessä se tarkistaa, täyttääkö lomaketta ihminen. Tätä varten Cloudflare käsittelee IP-osoitetta, selaintasi ja laitettasi koskevia tietoja (mm. User-Agent-otsaketta) sekä yhteyden parametreja. Joskus palvelu voi pyytää sinua rastittamaan ruudun sen vahvistamiseksi, että et ole ohjelma. Käsittelyn oikeusperuste on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu suojata Sivustoa ja sen sähköpostilaatikkoa roskapostilta ja väärinkäytöksiltä (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Cloudflare käsittelee näitä tietoja Rekisterinpitäjän lukuun ja botintunnistusmekanismiensa kehittämisen osalta erillisenä rekisterinpitäjänä Turnstilen tietosuojakäytännön mukaisesti (https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/). Palvelu ei tallenna evästeitä Sivuston verkkotunnukseen.

11. Google Analytics

Rekisterinpitäjä käyttää Google Analyticsia (Google Ireland Limited, kotipaikka Dublin, Irlanti) Sivuston liikenteen tilastolliseen analysointiin. Työkalu voi käsitellä muun muassa evästetunnisteita, laitetta koskevia tietoja ja lyhennettyä IP-osoitetta. Käytämme sitä ainoastaan, kun olet antanut suostumuksesi evästebannerissa. Voit tarkastella ja muokata Googlen keräämiä mainontaan liittyviä mieltymyksiäsi sivulla https://myadcenter.google.com.

12. Meta Pixel ja LinkedIn Insight Tag

Kun olet antanut suostumuksesi markkinointievästeisiin, käytämme kahta työkalua, jotka mittaavat mainoskampanjoidemme tehokkuutta ja mahdollistavat mainosten näyttämisen Sivustolla vierailleille henkilöille:

• Meta Pixel – tarjoaja on Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlanti), Facebook- ja Instagram-palvelujen ylläpitäjä;
• LinkedIn Insight Tag – tarjoaja on LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irlanti), LinkedIn-palvelun ylläpitäjä.

Nämä työkalut voivat käsitellä muun muassa evästetunnisteita, IP-osoitetta, laitetta ja selainta koskevia tietoja, vieraillun sivun osoitetta sekä tietoja toiminnastasi Sivustolla. Jos sinulla on Facebook-, Instagram- tai LinkedIn-tili, tarjoaja voi yhdistää nämä tiedot tiliisi.

Tarkoitus ja oikeusperuste: mainoskampanjoiden tehokkuuden mittaaminen, mainosten kohdeyleisöjen luominen ja mainosten näyttäminen Sivustolla vierailleille henkilöille – suostumuksesi perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Lataamme työkalut ainoastaan, kun olet antanut bannerissa suostumuksesi markkinointievästeisiin, ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (kohta 14).

Siltä osin kuin on kyse tietojen keräämisestä Sivustolla ja niiden siirtämisestä työkalun tarjoajalle, Rekisterinpitäjä ja tarjoaja ovat yhteisrekisterinpitäjiä (GDPR 26 artikla). Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että sinulle tiedotetaan käsittelystä ja että suostumuksesi hankitaan, ja tarjoaja vastaa oikeuksiesi toteuttamisesta niiden tietojen osalta, jotka se on vastaanottanut. Voit käyttää oikeuksiasi kenen tahansa yhteisrekisterinpitäjän osalta. Tarjoaja käsittelee tietoja edelleen, mukaan lukien mainosten näyttäminen, omalla vastuullaan, ja tätä käsittelyä kuvataan sen omissa periaatteissa: Meta – https://www.facebook.com/privacy/policy, LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Tarjoajat voivat siirtää tietoja Yhdysvalloissa toimiville konserniyhtiöilleen (Meta Platforms, Inc. ja LinkedIn Corporation) – kohdassa 6 kuvatuin edellytyksin.

13. Evästeet

Evästeet (ns. cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi, kun käytät Sivustoa. Ne sisältävät yleensä sen sivuston nimen, jolta ne ovat peräisin, säilytysajan ja yksilöllisen numeron.

Sivustolla käytämme:

• välttämättömiä evästeitä – ne varmistavat Sivuston asianmukaisen toiminnan ja muistavat evästeitä koskevat valintasi; käytämme niitä ilman suostumustasi;
• analytiikkaevästeitä – niiden avulla ymmärrämme, miten käytät Sivustoa (Google Analytics); vain suostumuksellasi;
• markkinointievästeitä – niitä käytetään mainonnan tehokkuuden mittaamiseen ja mainosten näyttämiseen Sivustolla vierailleille henkilöille (Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag); vain suostumuksellasi.

Käytämme istuntoevästeitä, jotka poistetaan, kun selain suljetaan, sekä pysyviä evästeitä, joita säilytetään niiden parametreissa määritellyn ajan tai kunnes ne poistetaan.

Evästeitä tallentaa Sivustolle Rekisterinpitäjä sekä suostumuksellasi myös sen kumppanit: Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited ja LinkedIn Ireland Unlimited Company.

14. Miten annat tai peruutat suostumuksen evästeisiin

Ensimmäisellä käynnilläsi Sivustolla näytämme bannerin, jossa voit hyväksyä tai hylätä analytiikka- ja markkinointievästeet tai valita niistä vain osan. Voit muuttaa valintojasi milloin tahansa napsauttamalla sivun alatunnisteessa olevaa kohtaa ”Evästeasetukset”.

Tästä riippumatta voit estää tai poistaa evästeet selaimen asetuksissa. Ohjeet löydät selaimesi ohjeista (esim. Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera sekä mobiililaitteissa – Android ja iOS). Välttämättömien evästeiden estäminen voi vaikeuttaa Sivuston käyttöä.

15. Evästesuostumusten rekisteri

Kirjaamme suostumusrekisteriin jokaisen evästeitä koskevan päätöksesi – hyväksymisen, hylkäämisen tai oman valintasi tallentamisen bannerissa tai ”Evästeasetukset”-paneelissa, mukaan lukien suostumuksen myöhemmän muuttamisen tai peruuttamisen.

Rekisterimerkintä sisältää: selaimellesi annetun satunnaisen suostumustunnisteen, kutakin evästeluokkaa koskevan valintasi, suostumuskäytännön version, päätöksen päivämäärän ja kellonajan, Sivuston kieliversion, selaimen tunnisteen (ns. user agent) sekä IP-osoitteen tiivisteen (hash). Itse IP-osoitetta emme tallenna – tiiviste lasketaan salaista avainta käyttäen, joten osoitetta ei voida palauttaa siitä.

Tarkoitus ja oikeusperuste: sen osoittaminen, että suostumus on annettu, evätty tai peruutettu – osoitusvelvollisuusperiaatteesta johtuvan Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen täyttäminen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä 5 artiklan 2 kohdan ja 7 artiklan 1 kohdan kanssa).

Säilytysaika: Sivuston toiminnan ajan ja sen jälkeen niiden vaatimusten vanhentumisajan päättymiseen asti, joissa suostumuksella voi olla merkitystä. Suostumuksen muuttaminen tai peruuttaminen ei poista aiempaa merkintää, vaan lisää uuden – näin rekisteri kuvastaa päätösten koko historiaa.

Rekisteriä ylläpitää Rekisterinpitäjän toimeksiannosta Chmielewscy Sp. z o.o. Make-alustaa ja Googlen laskentataulukoita käyttäen (kohdat 6 ja 10).

16. Tietosuojaselosteen muutokset

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä selostetta esim. lainsäädännön tai Sivuston toimintojen muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla Sivustolla.